Yokogawa América del Sur

Política de Privacidad - Yokogawa América del Sur

Directivas de Privacidad

Manejo de Información personal

I. OBJETO.

El objeto de esta política para el tratamiento de datos personales ("la Política") es establecer los lineamientos legales bajo los cuales YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., como responsable de tratamiento de datos personales, realiza dicho tratamiento bajo los términos de la Ley 1581 de 2012. Lo anterior, con el propósito de garantizar la protección de los datos personales de sus (i) clientes, (ii) proveedores, (iii) accionistas, (iv) acreedores, (v) deudores, (vi) empleados, y (vii) terceros. Así mismo, se regulará la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales que han sido recolectados por YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., durante el transcurso de su actividad comercial. Todo lo anterior en seguimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Resolución 3066 de 2011, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y los Capítulos 25 y 26 del Decreto 1074 de 2015. Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., considerada como responsable del tratamiento de datos personales.

II. DEFINICIONES:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales;
2. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento;
3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, en este caso, YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S.;
5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales, en este caso, YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S.
6. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte del Responsable y/o Encargado del Tratamiento;
7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresió
8. Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
9. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
10. Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. tiene una relación comercial.
11. Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
12. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
13. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.


III. IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.


Nombre o Razón social: YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S
Domicilio Bogotá D. C.
Dirección Av. Calle 80 Nº 69 - 70 Bodega 11.
Correo electrónico tratamientodedatos@co.yokogawa.com
Teléfono (+57 1) 7560075.


IV. PRINCIPIOS APLICABLES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS.


Para el Tratamiento de los Datos Personales, YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley 1581 de 2012, la cual debe ser informada al Titular;
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan;
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012;
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.


V. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.


YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., actuando en calidad de Responsable y Encargado del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

• FINALIDADES GENERALES:

1. Facilitar la ejecución de las labores de compra, venta y/o servicios contratados.
2. Registro, uso y almacenamiento en bases de datos de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S.
3. Envío de información en relación a la compra, venta y/o servicios contratados.
4. Cualquier tipo de comunicación encaminada al fortalecimiento de las relaciones con sus clientes.
5. La evaluación del servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados.
6. La ejecución de labores de servicio al cliente y mercadeo.
7. La ejecución de las relaciones contractuales con proveedores.
8. La verificación de saldos con acreedores.
9. La verificación de obligaciones pendientes de sus deudores.
10. Registro de información de clientes, proveedores y contratistas.
11. Evaluar la calidad del servicio.
12. Controlar el acceso a las oficinas de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
13. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
14. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
15. Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA COMPAÑIA y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros).
16. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
17. Registrar sus datos personales en los sistemas de información de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. y en sus bases de datos comerciales y operativas.
18. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S.

• RESPECTO A LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS EMPLEADOS:
1. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
2. Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
3. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
4. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
5. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
6. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
7. Planificar actividades empresariales.

• RESPECTO A LOS DATOS DE PROVEEDORES:
1. Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S.
2. Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
3. Para hacer el registro en los sistemas de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S.
4. Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.


VI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.


Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4º del Decreto 1377 de 2013.
3. Ser informado por YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. y/o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas o reclamos por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, sin que dichas quejas, reclamos o infracciones sean puestos al público
5. Solicitar a YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en la presente Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que motiven nuevas consultas.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
1. Por el Titular.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.


VII. DEBERES DE YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.


YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.


VIII. AREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA.


El área de Administrativa y Financiera de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de Administrativa y Financiera y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

El área de Administrativa y Financiera, también ha sido designada por YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio social de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., Avenida calle 80 número 69 – 70, Bodega 11 de la ciudad de Bogotá D.C., y puede ser contactada através del correo electrónico: tratamientodedatos@co.yokogawa.com.


IX. AUTORIZACIÓN.

Cada Dato Personal que YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., como Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, vaya a utilizar debe contar con la Autorización del titular, la Autorización se debe obtener de manera previa y a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

Se entenderá que la Autorización cumple con los requisitos de ley cuando se manifieste (i) por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. (ii) de forma oral a través de una conversación telefónica o en videoconferencia, o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la Autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca que permita concluir que fue otorgada la Autorización.

IMPORTANTE: En ningún caso YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

• CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN
1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. Datos de naturaleza pú
3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o cientí
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. En todo caso, quien acceda a los Datos Personales sin que medie autorización previa deberá cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.


X. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Los Datos Personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada Tratamiento.

YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., puede solicitar a los Titulares, entre otros, los siguientes Datos Personales:
1. Nombre o razón social (En caso de que el Dato Personal esté asociado a una persona jurídica).
2. Apellidos.
3. Domicilio.
4. Correo Electrónico.
5. Cargo.
6. Número de documento de identificación.
7. Dirección.
8. Número telefénico.
9. Número de celular.

• TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., aplicará las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, excepto cuando:

1. El Titular haya dado su Autorización explíícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los Datos Personales no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. informará al Titular:

1. Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Adicionalmente, YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza.

• TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.


Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. sólo realizará el Tratamiento de datos personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

El Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública.


XI. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.


Los Titulares de Datos Personales tratados por YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

1. Comunicación dirigida a YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., Área Administrativa y Financiera, Avenida Calle 80 número 69 - 70, Bodega 11 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
2. Solicitud presentada al correo electrónico: tratamientodedatos@co.yokogawa.com.
3. Solicitud presentada a través del teléfono +57 (1) 7560075, Ext 121 al Área Administrativa y Financiera.

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos.

• PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE PETICIONES Y CONSULTAS

1. El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
2. El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
3. La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
4. Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
5. Las peticiones y/o consultas serán atendida por YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS

De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

1. El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
2. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información: - El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. - Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización. - La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
3. Si la solicitud se presenta incompleta, YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
4. En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área de Legal de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
5. Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.
6. El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento


XII. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA.


Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como ´cookies´, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las ´cookies´, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.


XIII. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES.


YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S., en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. y sus Encargados. YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.


XIV. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES.


YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.

Igualmente YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a la Compañía cuando:

1. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. 2. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información. En todo caso, cuando YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente: 1. Los alcances y finalidades del tratamiento.
2. Las actividades que el Encargado realizará serán en nombre de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S.
3. Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S.
4. El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
5. La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
6. Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.

YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.


XV. MODIFICACIONES.

En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de esta Política de Tratamiento de Datos Personales referidos a: 1. La identificación de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. 2. La finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, que afecten el contenido de la autorización, estos serán puestos en conocimiento de los Titulares antes o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. deberá obtener una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento. Para tal efecto, las modificaciones a ésta Política podrán ser publicadas en la página web de la empresa y/o, si así lo desea, notificar al correo electrónico u otra dirección registrada de cada cliente, trabajador, proveedor y en general a cualquier Titular, que se ha producido un cambio en la Política de Tratamiento de Datos Personales. Esta notificación, vía correo electrónico o física, es facultativa y se entenderí que YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S. cumple con su obligación de notificación mediante la publicación de las modificaciones en su página web con la indicación de la fecha de la última modificación.


XVI. LEGISLACIÓN APLICABLE.

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.


XVII. VIGENCIA.

La presente Política entrará en vigencia a partir del 15 de Junio de 2017.
Se firma la presente política por el Presidente – Representante Legal de YOKOGAWA COLOMBIA S.A.S.